Comment organiser efficacement un vote en ligne pour l’assemblée générale de votre association
Si vous êtes secrétaire ou trésorier d’une association, vous savez sans doute que l’assemblée générale est l’un des temps forts les plus importants de l’année pour la vie de l’association. Historiquement, l’assemblée générale se faisait en présentiel. Cependant, avec la crise sanitaire et les restrictions qui en découlent, de nombreuses associations se sont adaptées en introduisant la possibilité de tenir leurs assemblées générales à distance avec un vote en ligne.
Peut-on faire une assemblée générale par visioconférence ?
De nombreuses plateformes de visioconférence permettent la tenue à distance des assemblées générales, mais pour le vote des résolutions, il est recommandé de s’équiper d’une solution de vote électronique solide qui garantira la sécurité et la validité juridique du vote. Depuis le 1er octobre 2021, seules les associations ayant prévu le vote en ligne dans leurs statuts peuvent organiser leur assemblée générale en visio ou en audioconférence.
Le vote en ligne pour l’assemblée générale de mon association est-il donc juridiquement valide ?
Si cette modalité de vote est prévue dans les statuts de votre association et que vous respectez le formalisme qui y est indiqué (délais de convocation et communication des documents liés en particulier), votre vote en ligne sera valide.
L’organisation du vote en ligne en amont
– Préparez votre réunion comme si elle était en présentiel avec une trame et un support projeté sur les écrans des participants.
– Définissez les rôles en amont : note-taker, personne en charge de la présentation, etc.
– Prévoyez toujours au minimum deux personnes pour animer la réunion en cas de problèmes de connexion.
– Adaptez votre trame de réunion au format en visio en utilisant des outils collaboratifs comme un espace de chat pour permettre à chacun de s’exprimer.
– Rappeler les règles de modération et encouragez les participants à poser des questions.
Les avantages d’un vote en ligne pour l’Assemblée Générale de votre association
Plus d’efficacité
Le vote électronique dématérialise et automatise presque complètement le processus de vote, de la convocation au comptage des voix. Il permet également de réduire l’empreinte écologique en évitant le matériel de vote et les déplacements des membres.
Plus de transparence
Le vote électronique rend les opérations de l’association plus transparentes en enregistrant électroniquement toutes les activités de vote en temps réel. Cela renforce la confiance entre les membres et permet de suivre et consulter les résultats du vote à tout moment.
Plus démocratique
Le vote électronique permet à tous les membres de l’association, même ceux qui ne peuvent pas se rendre à l’assemblée générale, de participer à la gouvernance en votant sur des décisions importantes. Cela encourage la participation active et démocratique au sein de l’association.
Les plateformes de vote électronique
Pour choisir votre outil de vote en ligne, prenez en compte le coût, les limites (nombre maximum de participants, durée limitée) et l’accessibilité. Des outils gratuits comme Framavox, Framaforms, Google Forms et Typeform, ou des outils payants comme LimeSurvey, peuvent être utilisés. Vous pouvez également opter pour des prestataires spécialisés dans le vote en ligne tels que Neovote, V8te, Voxaly ou Alphavote. HelloAsso propose également un module exclusif pour l’organisation de vote d’assemblée générale en ligne sécurisé et conforme au RGPD en partenariat avec Civicpower.
En organisant efficacement un vote en ligne pour l’assemblée générale de votre association, vous pouvez profiter des nombreux avantages du vote électronique tels que l’efficacité, la transparence et la démocratie. N’oubliez pas de vérifier si le vote en ligne est prévu dans vos statuts et de choisir la plateforme de vote adaptée à vos besoins.
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